In ambienti complessi in cui SAP ERP è disponibile per un’utenza numerosa e variegata, la gestione delle licenze non è un argomento banale e può nel tempo generare problemi di disallineamento fra il reale utilizzo dei vari moduli SAP e ciò che è contrattualmente sancito (e corrisposto).

Questo disallineamento può generare due tipi di problematiche diverse, a seconda dei casi:

  1. La base di utenza dell’applicativo è aumentata nel tempo, e se questo non è stato comunicato a SAP e propriamente negoziato, l’azienda sta pagando di meno di quanto dovrebbe, e può essere soggetta a specifici audit da parte di SAP o di un suo partner, con conseguenze spiacevoli di sanzioni da parte di SAP.
  2. Se invece l’effettivo utilizzo del sistema, per varie ragioni, si è ridotto nel tempo, oppure se alcuni moduli sottoscritti di fatto non sono mai stati utilizzati, si verifica la situazione opposta, ovvero l’Azienda sta pagando di più del dovuto.

Il modello di calcolo delle licenze in SAP non è basato semplicemente su licenze nominali per utente, ma è definito attraverso una metrica di utilizzo aggregata chiamata FUE (Full Usage Equivalent). Gli utenti sono classificati in più categorie a seconda del livello di interazione con il sistema, e esistono categorie “più potenti” di altre: ad esempio, un utente abilitato alla modifica del codice sorgente appartiene ad una classe più potente di un altro utente che invece è abilitato alla sola consultazione in lettura delle varie funzionalità offerte; pertanto, il primo utente ovviamente consuma più FUE del secondo.

Il FUE è concettualmente simile ad una “valuta” che esprime il raggio d’azione concesso ad ogni utente anche come combinazione di più diritti di accesso che possono essere diversi da modulo a modulo.

Da qui si capisce l’affermazione riportata all’inizio dell’articolo, ovvero che se non propriamente affrontata, la gestione delle licenze SAP può derivare nel tempo verso situazioni di sostanziale disallineamento fra utilizzo effettivo e termini contrattuali.

In questo tipo di situazioni, ERA Group è in grado di aiutare il cliente ad analizzare con regolarità periodica lo stato di utilizzo del sistema SAP in Azienda, in modo da avere una situazione chiara ed aggiornata della situazione.

In secondo luogo, ERA può inoltre offrire al cliente il supporto necessario per organizzare al meglio la negoziazione con SAP, che, come tutte le maggiori società fornitrici di software, non rinuncia facilmente, anche in caso di errori, al proprio fatturato ricorrente, offrendo upgrade tecnologici che possono o meno essere di interesse per l’Azienda.

Un esempio molto attuale è l’aggiornamento, molto reclamizzato da SAP, alla versione S/4 con motore database HANA (SAP ha recentemente annunciato la cessazione del supporto di ogni versione R/3 ECCS entro la fine del 2027).

Per questa ragione è necessario, oltre che disporre di dati chiari ed oggettivi, preparare una linea di negoziazione opportuna, avendo ben chiaro le esigenze e le strategie della propria Azienda in termini di evoluzione dello strumento.